テレワークのメリットの一つは、評価が成果主義に近づくことです。
テレワークは、オフィスで働くときと違い、業務の成果や仕事量に基づいた評価になりやすいため、仕事ができる人にとっては自分の能力をより明確に示すチャンスです。
今後も、コロナウイルスに限らず、今後も感染症が蔓延することや、人手不足に対応するため優秀な人材を獲得する手段としてテレワークを導入することがあると考えましょう。
今、テレワークを導入していない企業でも、テレワークをいつでも導入できるように準備を進めておくことが大切です。
今回は、テレワークのメリットについて一緒に考えていきましょう。
テレワークのメリットは効率化
- 通勤時間の削減
- 転勤リスクの軽減
- 業務効率化
テレワークは、企業と従業員の双方にメリットがある働き方です。
従来型の対面のコミュニケーションからオンラインコミュニケーションが多くなるため、設備も人もIT活用ができる準備が必要です。
通勤時間の削減
テレワークのメリットといえば、一番に思い浮かぶのが通勤時間の削減ではないでしょうか。満員電車で通勤しなくていいだけでなく、移動時間がなくなることのメリットは実感しやすいものです。
たとえば、通勤に片道1時間かかっていたとしたら、在宅で仕事をした場合、往復の通勤時間2時間を削減することができます。1ヶ月20日間出社するとしたら、月に40時間も自由時間が増えるのです。
「通勤時間を有効活用すれば一緒」と考える人もいるとは思いますが、自宅でしっかりと1日2時間使えれば、かなり集中して何かに取り組むことができるのです。
忙しいビジネスパーソンにとって、資格や専門知識の習得に充てたり、趣味に没頭する時間に充てる時間が増えるのは、ワークライフバランスの改善につながります。
企業も、テレワークを導入することで、オフィスを縮小したり、通勤手当や残業代など減らすことができるので経費削減のメリットがあります。
テレワークを導入するときの注意点としては、在宅勤務の場合のWi-Fiなど通信費や電気代をどこまで企業が負担するのか、自宅以外の場所で仕事をする場合の企業が負担する内容などを取り決めることが重要です。
転勤リスクの軽減
テレワークのメリットには、転勤リスクの軽減があります。ワークライフバランスを重視する現代では、転勤を望まない従業員も増えています。
オフィス以外で働くことができるテレワークの勤務体制では、たとえば、東京の企業でも、地方に住みながら仕事をすることができるのです。
企業は、通勤圏内で人材を探す必要がなくなるため、地方に住んでいる優秀な人材を発掘することができます。たとえば、家庭の事情などで地元を離れられない優秀な人材を企業は獲得することができるのです。
注意点としては、定期的に従業員を集める必要がある場合、全国各地から出社するため交通費や宿泊費などまとまった費用がかかることです。
テレワークの体制をやめることも難しくなるため、自社の業務内容がテレワークに対応できるか検討しておくことが大切です。
業務効率化
テレワークを導入することで業務の見直しをし、効率化を図ることができます。
テレワークは、誰にも邪魔されず集中して仕事を進めることができるのが魅力です。たとえば、仕事が忙しいときに、上司や先輩から声をかけられたり、必要以上の会議をすることがなくなるだけでも、仕事のパフォーマンスは上がります。
注意点は、テレワークを導入する前に従業員にオンラインで仕事ができるスキルがあるか確認をする必要があることです。
たとえば、ウェブ会議をするときに機能を全く使えなかったり、チャット機能など最低限のパソコンスキルがない従業員が多い場合は、テレワーク導入前にしっかりと教育をしておくことが大切です。
注意点は、能動的な従業員が少なく受け身の仕事をする人しかいない場合、上司や先輩に見られていないと仕事のパフォーマンスが落ちることです。仕事の質や量、コミュニケーション、応答スピードなど、誰がみてもわかるように自社の評価基準を決めておくなどの対策をしましょう。
テレワークは、在宅勤務だけでなく、カフェなどオープンな場所で仕事をすることを想定し、ネットワークセキュリティ以外にも機密情報を盗み見られるリスクにも対応する必要があります。
セキュリティについてはしっかりとルールを決めておくことが大切です。
テレワークでメリットを出すためにやること
- 業務のマニュアル化
- 引き継ぎの簡素化
- 結論から話す習慣をつける
テレワークで最大限のメリットを引き出すには、いくつかの準備と工夫が必要です。業務効率を上げるための3つの具体的な方法を確認しておきましょう。
業務のマニュアル化
- 簡潔さを意識する
- 改良を重ねる
マニュアル化は、業務効率化の第一歩です。
テレワークでは、業務の流れや手順が明確であることが重要です。とくに、離れた場所で働く場合、直接指示を出すことは難しいため、誰でも同じクオリティで仕事が進められるようにする必要があります。
業務を整理していると、無駄な作業や改善点が見つかることがあります。作業の効率化や負担軽減を意識してマニュアルに反映させましょう。
マニュアルを作るときのコツは、簡潔さを意識して改良を重ねることです。
簡潔さを意識する
複雑なルールや手順を詰め込みすぎると、かえって現場では使われなくなります。あれもこれもなんでもルールを作っても人は覚えられないのです。シンプルで実用的なマニュアルを目指しましょう。
改良を重ねる
完璧なマニュアルをいきなり作ろうとする必要はありません。現場のフィードバックをもとに少しずつ改善していくことが大切です。
引き継ぎを簡素化
- 基本業務のマニュアル化
- デジタルツールの活用
スムーズな引き継ぎは、テレワークの必須条件です。
テレワークでは、直接会話で引き継ぐ機会が減るため、業務の内容を明確に記録しておくことが重要です。
基本業務のマニュアル化
とくに、日常的な業務については、マニュアル化しておくことで引き継ぎが簡単になります。日常的な業務のマニュアル化は、引き継ぎ時の負担が減り業務の中断も防げます。
デジタルツールの活用
タスク管理ツールやクラウドドキュメントを活用すると、引き継ぎや情報共有がよりスムーズになります。
結論から話す習慣をつける
- 話の長さはデメリット
- 効率的な話し方を学ぶ
- 効果的な質問を心がける
テレワークでは、効率的なコミュニケーションを意識します。オンライでの会議やチャットでは、時間を無駄にしないためにも、結論から話す習慣を身につけることが大切です。
話の長さはデメリット
結論があいまいだと、相手を混乱させるだけでなく、無駄な時間を生んでしまいます。業務の要点を整理してから話すことで、相手に伝わりやすくなります。
効率的な話し方を学ぶ
「主語・結論・説明」の順で話す癖をつけると、相手にとってわかりやすくなります。英語を参考にしたシンプルで論理的な話し方を意識すると良いでしょう。
効果的な質問を心がける
「この業務の優先順位を教えていただけますか？」のように具体的な質問をすることで、話がスムーズに進みます。
テレワークのメリットを最大限にする
- セルフマネジメントの徹底
- 定期的なフィードバック
- テクノロジーへの投資
- ウェルビーイングの促進
テレワーク導入の成功には、企業と従業員の双方での取り組みが重要です。4つのポイントを押さえることで、テレワークのメリットをさらに引き出すことができます。
セルフマネジメントの徹底
見られていないからサボるという甘えをやめて、自分を律することが大切です。
テレワークでは、自主的にスケジュール管理を行う能力が問われます。従業員は、自分の仕事を見えるようにし、進捗を管理するツール（例：タスク管理アプリやカレンダー）を活用して、仕事を進めましょう。
定期的なフィードバック
仕事の成果を公正に評価するため、定期的なフィードバックを行う仕組みを作ることが大切です。
仕事に対して定期的なフィードバックを行うことで、従業員のモチベーション維持とスキル向上につながります。
テクノロジーへの投資
リモート環境でのコミュニケーションを円滑にするためのITツールやセキュリティソリューションへの投資をすることが大切です。
ウェルビーイングの促進
在宅勤務において、適切な休憩や運動の時間を確保することも大切です。健康的なライフスタイルは、仕事のパフォーマンスに直接影響します。
【まとめ】テレワークのメリットを戦略的に活用しよう
テレワークのメリットは、通勤時間削減や業務効率化だけではなく、組織の柔軟性や人材の多様性を活かす新しい働き方の実現です。ただし、その成功には適切な準備と運用が不可欠です。
テレワークには、従来型の働き方では得られなかった可能性を切り開く力があります。
たとえば、地方在住者や育児中の従業員にとって、テレワークはキャリアを諦めずに働き続けられる環境を提供します。企業にとっても、多様な人材を受け入れることで、組織全体のイノベーションを促進することができます。
テレワークのメリットとして、「グローバル人材との協働」も挙げられます。リモートワークを取り入れることで、国内外を問わず優秀な人材と協力できる環境が整い、企業の競争力向上につながります。
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