仕事ができる人は、物事をシンプルに考えることができます。
一方で、仕事ができるように見せかける人は、シンプルなことを複雑にしがちです。簡単な仕事をわざと難しくして、難題をクリアした気になっている人もいます。本当に優れた人は、難解な言葉や専門用語を使わず、誰にでも理解できるシンプルでわかりやすい言葉を選びます。
今回は、仕事ができる人になるためのメールのコツをご紹介します。ぜひ実践してみてください。
仕事できる人のメール術～7つのポイント～
- 件名を読むだけで用件がわかる
- 普段書かないような難しい漢字を使わない
- 文章を短く切り読みやすくする
- 誤字脱字をしない
- シンプルでわかりやすい文章
- 1メール１用件
- 箇条書きをうまく使う
仕事ができる人を目指すなら、メールの活用術を身につけることが重要です。
私生活ではSNSの普及によりメールの使用頻度が減っているかもしれませんが、まだまだビジネスシーンではメールが主流です。メール術を磨くことは今後も有効です。
手書きからデジタルへと移行し、効率化が進んだ現代でも、ビジネスパーソンは忙しいものです。
メールを送る際には、受け取る相手も忙しいことを念頭に置き、簡潔でわかりやすいメールを心がけることがポイントです。
件名を読むだけで用件がわかる
本当に忙しいビジネスパーソンほど、多くの人が集まり仕事が集中します。
人が集まるので、受信するメールの数も普通の人より多くなります。優秀で忙しいビジネスパーソンにあなたのメールを目に留めるためには、件名を工夫することが重要です。
奇抜で派手な件名をつける必要はありません。
シンプルでわかりやすい件名にするだけで、メールの内容が伝わりやすくなります。件名で用件がわかるメールは、やり取りの完了までにかかる時間を予測しやすく、相手にとっても助かります。
ビジネスメールでは、件名を見て急ぎの用事か、今日中に確認すべきか、それとも後回しにしてもよいかを判断します。相手が一日に何百通ものメールを受け取る場合、件名から内容がわからないメールは、埋もれてしまう可能性があります。
メールのやり取りでは、相手への気遣いを忘れないことも大切です。忙しい相手の時間を無駄にしないためにも、件名に用件をはっきりと入れることが重要です。
普段書かないような難しい漢字を使わない
パソコンやスマートフォンの普及により、難しい漢字も変換機能を使えば簡単に使用できるようになりました。
しかし、ビジネスメールにおいては、難解な漢字を多用する必要はありません。メールはあなたの知性を誇示するためのものではなく、メールは用件を伝えるためのツールです。
メールは用件を伝えるという目的を理解していないビジネスパーソンも少なくありません。
四字熟語や難しい漢字の羅列ではなく、適度にひらがなを交えた、読み手に優しい文章を心がけましょう。
文章を短く切り読みやすくする
仕事ができる人は、メールでダラダラと長い文章を書くことはありません。長い文章は無駄が多い証拠です。シンプルな文章を心がければ、自然と文章は短くなります。
文章が長くなりがちな人は、書く内容を事前に決めてからメールを作成しましょう。もし、複数の用件を1回で送らないといけない場合は、箇条書きを活用することで、相手にとってもわかりやすいメールになります。
誤字脱字をしない
経験豊富な中堅やベテラン社員、肩書のある社員でも、ビジネスメールに誤字が含まれていることがあります。
ビジネスメールで誤字が多いと、相手の信頼を失うことになります。プライベートなやり取りであれば、誤字は変換ミスとして許容されるかもしれませんが、ビジネスメールではそうはいきません。
誤字があるだけで仕事ができない人と思われる可能性がありますので注意が必要です。
仕事ができる人のメールはシンプルで誤字が少ないものです。誤字が多い文章は読みにくく、相手が読むのに苦労したり、本文の内容よりも誤字が気になるようでは、メールの目的を果たせません。
『メールはシンプル』というのは、確認不足を推奨しているわけではありません。メールをシンプルにすることで、確認する文章を減らすことにもつながります。誤字を確認する文章量を減らした時間を、メールを送る前に文章を確認する一手間に使いましょう。
メール送信前に内容を確認し誤字を減らすことは、相手の信頼を得ることができる価値のある時間です。
シンプルでわかりやすい文章
シンプルでわかりやすいメールは、一度読めば用件が理解でき、次のアクションを決めることができます。しかし、何度も読み直さなくても用件がわかるメールを作るのは意外と難しいです。
相手がサッと読んで内容を理解できるように、短文で読みやすく漢字を多用しない文章を心がけることが大切です。
手紙のような時候の挨拶を長々と書く人もいますが、普段使わないような言葉をメールの冒頭にダラダラと書くのは自己満足に過ぎません。ビジネスパーソンにとって、ビジネスメールはできるだけ手短に済ませたいのが本音です。
メールを送る目的を常に意識する習慣をつけましょう。
アポイントを取るメールなら、アポイントをとる目的を明確にし、日時と場所を決めましょう。見積依頼なら、メール内容が見積依頼であることを簡潔に伝えましょう。必要以上に長文のメールを送る前に、目的に関係のない無駄な部分がないかを確認してみてください。
1メール1用件
メールには件名を書く場所がありますが、件名に複数の内容を記載することはおすすめしません。
メールを効果的に活用するコツは、手紙よりもシンプルに書くことを意識することです。一通のメールに複数の用件を入れないように注意しましょう。
たとえば、件名がコストダウンの要求であれば、そのメールにはコストダウンに関する情報だけを記載し、他の用件は別のメールで送るようにしましょう。複数の用件をひとつのメールに詰め込むと、受信者は一度読んだだけでは全ての内容を理解できません。
メールの基本は、相手の時間を無駄にしないことです。相手の時間を奪わないためには、メールを読み返さなくても内容が理解できるようにすることが重要です。
箇条書きをうまく使う
ひとつの用件でいくつか確認が必要な場合は、箇条書きを活用しましょう。
あなたの用件が重要かどうかを判断するのは、件名やメールの本文の内容だけではありません。ビジネスメールでは、相手がアクションを起こしやすいかどうかが重要です。シンプルな文章を心がけ、相手がメモを取らなくても覚えられるメール文にしましょう。
箇条書きをうまく活用すれば、相手も内容を理解しやすく忘れにくくなります。訪問日時の連絡をするメールの例を示しますので、参考にしてみてください。
訪問日時連絡メールの文章例
「10月7日の水曜日の午前11時に貴社の開発部に新製品のご紹介をするために上司の佐藤と車でお伺いします」
訪問日時連絡メールの箇条書き例
- 打ち合わせ内容：新商品のご紹介
- 打ち合わせ日時：10月7日（水）午前11時
- 打ち合わせ場所：貴社開発部
- 同行訪問：佐藤/（上司の役職）
当日は、車1台でお伺いします。
【まとめ】仕事ができる人のメール術～7つのポイント～
- 件名を読むだけで用件がわかる
- 普段書かないような難しい漢字を使わない
- 文章を短く切り読みやすくする
- 誤字脱字をしない
- シンプルでわかりやすい文章
- 1メール1用件
- 箇条書きをうまく使う
仕事ができる人は、メールに限らず物事をシンプルに考える習慣があります。
初めての道を走るときに、迷うような抜け道を使っても目的地に早く到着することはできません。仕事は時間との戦いです。同じ時間を使って成果を出す人と出さない人がいるのは、時間の使い方が違うからです。
時間の使い方は、目的を明確にすることから始まります。
目的を明確にし、行動しやすいように工夫することが重要です。行動しやすくするコツは、物事を難しくせず簡単にすることです。
多くのビジネスパーソンのメールは、定型文のように無機質でありながらも無駄が多いものです。ビジネスメールの内容をシンプルにするだけで、あなたに関わる多くの人の仕事が簡素化します。