マルチタスク神話を解明｜仕事ができない人ほどマルチタスクが好き？！

「一度にたくさんの仕事をこなす自分、なんだか優秀に見える気がする」

でも実は、マルチタスクが逆に成果を遠ざけているとしたらどうでしょう？

私たちの脳は、意外にも”マルチタスク”に適していません。

今回は、あなたが効率的に仕事を進め、確実な成果を出すために必要な「シングルタスク」の力についてご紹介します。新しい視点で、今の働き方を少し見直してみましょう。

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マルチタスクとは何か？誤解を解き明かす

「マルチタスク」という言葉は、もともとコンピューターの作業処理能力を表していました。

複数のタスクを同時進行することで効率を高める能力は、確かにデジタル世界では魅力的です。しかし、このマルチタスクの概念が人間の働き方に適応されるにつれて、誤解が生まれました。

「マルチタスクをこなせる人＝優秀」というイメージが広がり、現代のビジネスシーンに浸透してしまったのです。

しかし、実際には、人間の脳は厳密な意味でのマルチタスクには対応していません。複数のことを一度にやろうとすることで、脳は余分な負担を感じ、作業効率が低下してしまうのです。

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仕事の現場で見る「マルチタスクの実態」

• 未完了のタスクが増える
• 集中力が散漫にある
• ストレスが増加する

オフィスでは、デスクに積まれた書類、複数のソフトが立ち上がったパソコン画面、鳴り響く電話と絶え間ないメールの通知など、「やるべきこと」に埋もれた状況をよく見かけます。

仕事に追われている状況を、「マルチタスクができる優秀な働き方」と思い込んでいる人もいますが、実際には、3つの問題が隠されています。

マルチタスクで仕事が片付かない課題に直面しているオフィスの現場では、「マルチタスクを続けるのではなく、一つひとつを確実に完了させる」働き方が求められます。

未完了のタスクが増える

複数の仕事を同時に進めようとすることで、どれも中途半端な状態に陥りがちです。

一つひとつのタスクが完了されることなく、次のタスクが覆いかぶさることで、未完了の仕事が雪だるま式に増えていくのです。

たくさん抱えたつもりが、効率の悪さを招いている場合があります。

集中力が散漫にある

タスクを切り替えるたびに脳は新しい集中力を要求されます。

タスクの切り替えが繰り返されることで、本来必要な深い集中力が得られなくなり、作業の質が低下してしまうことがあります。

また、あれこれ考えながら行動すると、ミスが発生するリスクも上がります。

ストレスが増加する

未完了の仕事を抱えている状態が続くと、「終わらない」というプレッシャーに苦しめられることになります。

やるべきことが多すぎる、何を優先すべきかわからない、未完了の仕事が積み上がった状況がストレスを増幅させ、結果的に心身への影響を招きます。

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マルチタスクからシングルタスクへ｜成果を上げる5ステップ

• タスクの全体像を把握する
• 優先順位を明確にする
• タスクごとに集中する
• 完了を最優先にする
• 定期的に振り返りを行う

マルチタスクが招く問題を理解したところで、次に「シングルタスク」で仕事を進める方法について考えてみましょう。

具体的な5つのステップを実践することで、仕事の処理能力が上がります。

タスクの全体像を把握する

最初に、自分が抱えているタスクを書き出すことが大切です。

視覚的に全体を見渡すことで、「優先順位の整理」がしやすくなります。タスクがあいまいなままだと、どの仕事から手をつけるべきかわからず、混乱のもとになります。

優先順位を明確にする

次に、リスト化したタスクを重要度と緊急度で分類します。

分類に基づいて、何を先に片づけるべきかを見極めます。とくに「重要度が高いが緊急度が低いタスク」は後回しにされがちですが、早めに対応することが大切です。

「重要度が高いが緊急度が低いタスク」は、時間の経過とともに、「重要度も緊急度も高いタスク」になるからです。

最優先する仕事が未完了で山積みにならないためにも、緊急度が低い間に重要度が高いタスクを完了させることを意識しましょう。

タスクごとに集中する

シングルタスクを実行すると決めたら、一つひとつの仕事に集中することが大切です。

他のタスクが気にならないよう、デスクやPCのデスクトップを整理し、必要のないソフトや書類は片付けましょう。

タイマーを使って一定時間その作業に集中する「ポモドーロ・テクニック」などを活用するのもおすすめです。

完了を最優先にする

「完璧よりも完了」を重視しましょう。

一つのタスクを終わらせるごとに、次のタスクに進みましょう。完了する習慣を積み重ねることで、達成感が生まれ、自然と効率的な仕事の流れが身につきます。

大きな仕事を複数抱えていて完了できない場合でも、大きな仕事を細分化して25分で完了できるタスクに分解してみましょう。

定期的に振り返りを行う

一日の終わりに、自分のタスクの進捗状況を確認しましょう。達成したこと、改善が必要なことを振り返ることで、自分の働き方を改善していくことが大切です。

改善も、最初から完璧を目指すのではなく、日々の改善を継続することが大事です。

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シングルタスクを習慣化することで得られる3つのメリット

• 作業品質の向上
• 精神的負担の軽減
• 業務効率の向上

複数のタスクを並行して進める派手に見えるマルチタスクに比べ、シングルタスクに集中する働き方は一見地味に思えるかもしれません。

でも実際には、一つのタスクに集中するアプローチが業務効率を大きく向上させる秘訣です。シングルタスクのメリットを活かせば、あなたのオフィスワークが劇的に変わります。

作業品質の向上

一つのタスクに集中することで、細部への注意が向きやすくなり、作業ミスを減らすことができます。

たとえば、プレゼン資料の作成に専念する際、文章の構成やデザインの細かい部分まで気を配る余裕が生まれます。これにより、クライアントや上司からの評価も向上するでしょう。

精神的負担の軽減

シングルタスクは、未完了のタスクを抱えることで生じるストレスを軽減します。

一つひとつのタスクが完了するたびに達成感を感じられるため、精神的に安定します。小さな成功体験を繰り返すことで、モチベーションを高めることができます。

業務効率の向上

マルチタスクをやめることで、タスクの切り替えに費やされる余分なエネルギーを削減することができ、より効率的な働き方ができるようになります。

集中した状態でタスクを進めることで、短時間で質の高い仕事をすることができるようになります。

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シングルタスクを日常に取り入れる3つのコツ

• デスク環境を整える
• タイムブロッキングの活用
• タスク終了後のルーティンを設定

シングルタスクのメリットを活かすためには、習慣化することが大事です。

デスク環境を整える

作業する場所を整えることは、集中力を高めるために大切です。

作業に必要な道具や書類だけを準備して、無駄なものを片付けることでタスクに集中できる環境を整えます。

ただし、優先順位を決めたにもかかわらず、タスクを後回しにして掃除に時間をかけたり、思い立ったように名刺を整理し始めることにならないよう注意が必要です。

また、スマートフォンを手の届かない場所に置くことで、タスクに集中しやすくなります。

タイムブロッキングの活用

シングルタスクを進めるためには、時間を区切ることが大切です。

タイマーやカレンダーを活用して、特定の時間だけ一つのタスクに集中する習慣をつけましょう。短時間ごとに休憩をはさむのも良い方法です。

タスク終了後のルーティンを設定

タスクが終わった後は、達成感をしっかり味わえる工夫をすることが重要です。

たとえば、完了したタスクをアプリやノートに記録し、完了した自分をほめることが効果的です。短いリラックスタイムを取ることで、次のタスクへの準備を整えることも大切です。

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シングルタスクを習慣化する｜実践方法5ステップ

• 朝の時間を活用してタスクを整理
• 時間をブロック化する
• 気を散らすものを取り除く
• 完了の達成感を味わう
• 習慣として定着させる

マルチタスクをやめてシングルタスクを日常に取り入れるためには、意識的な工夫が必要です。

朝の時間を活用してタスクを整理

一日の始まりに、今日取り組むべきタスクをリスト化しましょう。タスクを見えるようにすることで、今日のタスクの全体像が見え、何を優先するかを明確にできます。

たとえば、朝の10分を使って重要なタスクをピックアップし、1日の仕事の中で、集中する時間の計画を立てることが大切です。

時間をブロック化する

タスクごとに時間を区切り、一つのタスクだけに集中する「タイムブロッキング」を活用します。

たとえば、「30分間はプレゼン資料の作成に集中し、その後10分間の休憩をはさむ」といった形で進めます。

気を散らすものを取り除く

作業中に、他の仕事や通知に気を取られないようにすることが大切です。スマホの通知をオフにしたり、デスクトップを整理することで集中力を維持できます。

たとえば、不要なアプリやタブは閉じて、集中できる環境を整えましょう。

完了の達成感を味わう

一つのタスクが完了するたびに、小さな達成感を感じることが重要です。仕事を完了した達成感が、次の仕事へのやる気を引き出します。

「完了したタスクをチェックリストで消す」というルーティンを設けることで、達成感を実感できます。

習慣として定着させる

シングルタスクを日々の習慣として繰り返し実践することで、自然と効率的な働き方が身につきます。たとえば、毎日同じ時間帯にタスク整理を行うなど、ルーティン化することで定着を図りましょう。

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日常で直面しやすいマルチタスクをしたくなる課題への対処法

• 突発的なタスクの対応
• 他人からの急な依頼の対応
• 集中を妨げる環境

突発的なタスクの対応

突発的なタスクが入った時は、優先度を冷静に見極めることが大切です。

タスクをリストに記録し、必要に応じて他の作業を一時停止することも有効です。急な依頼への対応は、「今の作業が終わり次第、対応します」と伝えることで、自分のペースを保つのがポイントです。

集中を妨げる環境に対しては、ノイズキャンセリングイヤホンを使ったり、同僚に集中時間を宣言することで対策をするのがおすすめです。

他人からの急な依頼の対応

突然の依頼は、仕事を中断させる要因になります。

突然の依頼には、まず今取り組んでいるタスクに注力した上で、「その依頼にすぐ対応が必要かどうか」を冷静に確認することが大切です。

「今手が離せないため、手が空き次第取り組みます」といった形で、自分のペースを守りつつ対応を進めましょう。

また、スケジュールに余裕を持たせておくことで、急な依頼にも柔軟に対応できる環境を整えるのもポイントです。

集中を妨げる環境

オフィスの現場では、騒音や人の動きが気になることがあります。たとえば、イライラして引き出しを乱暴に閉めたり、ペンをカチカチしたり、ボソボソ話すなどです。

騒音や周囲の動きが気になる環境では、集中力を保つ工夫が大切です。

ノイズキャンセリングイヤホンを使って外部の音を遮断したり、作業時間をあらかじめ周囲に伝えて邪魔が入らないようにするのがおすすめです。

静かなスペースを選んで作業することも効果的ですし、リラックスできる小物を取り入れて気分が落ち着く環境を作るなど、最高のパフォーマンスが出せるようにしましょう。

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シングルタスクで成功した具体例

• 顧客対応を改善した営業担当Aさん
• 大規模プロジェクトを効率化した営業リーダーBさん

マルチタスクからシングルタスクに変更することで成功した例を紹介します。

顧客対応を改善した営業担当Aさん

Aさんは、多くの担当顧客との関係構築を狙う営業マンです。

以前は、複数の顧客に対応しながら、提案資料の準備や社内連絡を同時にこなそうとする方法を採用していました。しかし、結果として個々の顧客への対応が雑になり、信頼を得るのに時間がかかっていました。

そこで、Aさんはシングルタスクへシフトしました。

一日のスケジュールを整理し、午前中は売上を伸ばしたい顧客への対応に集中、午後は既存顧客フォローの時間とわけました。

1社ずつ対応に集中することで、顧客ごとにていねいな提案が実現しました。結果として、売上を伸ばしたい顧客からの契約率がアップし、既存顧客との信頼も強化されました。

大規模プロジェクトを効率化した営業リーダーBさん

Bさんは営業チームのリーダーとして、複数のプロジェクトを管理する役割を任されていました。以前は、どのプロジェクトも同時進行でチェックしていたため、進捗が停滞することがありました。

Bさんは、まず各プロジェクトの優先順位を明確にすることから始め、チームメンバーを効率的に配置しました。

Bさん自身もシングルタスクを実践し、朝は主要プロジェクトに集中、昼休みに進捗確認の時間を設け、午後は緊急対応を行う形でスケジュールを調整しました。

シングルタスクに切り替えることで、プロジェクト全体がスムーズに進むようになり、顧客満足度も向上し、チーム全体の効率も大幅にアップしました。

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【まとめ】今すぐ始められるシングルタスクの3ステップ

• 毎朝10分で「今日の優先順位」を決める
• 小さな成功体験を積む
• 集中タイムを設ける

マルチタスクをやめシングルタスクにすることで、1日の仕事で集中する時間を作りましょう。

毎朝10分で「今日の優先順位」を決める

朝の時間を活用して、重要度や緊急度を考慮したタスクリストを作りましょう。「今すぐ対応が必要な仕事」と「後で取り組むべき仕事」を明確にするだけでも、気持ちに余裕が生まれます。

小さな成功体験を積む

一番簡単なタスクから始めて達成感を味わいましょう。たとえば、「重要なメールへの返信を終える」「書類を片付ける」など、手短に片付けられるタスクがおすすめです。

集中タイムを設ける

仕事に集中する時間を設定してみましょう。たとえば、「25分間だけこの仕事に専念する」と決めて取り組むことで、集中力を維持しやすくなります。

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