あなたは、上司に呼ばれたときにどんな気持ちになりますか？
緊張してしまう人もいれば、チャンスだと思ってワクワクする人もいるでしょう。しかし、どちらの場合でも、上司からの指示を受けるときには注意が必要です。対応次第であなたの評価やキャリアアップの可能性が変わってくるからです。
上司からの指示を受けるときには、ただ言われた通りに仕事をして上司の期待に応えるだけでなく、上司の期待を超える仕事をすることが大切です。
今回は、上司に呼ばれて指示を受けるときに気をつける7つのポイントを紹介します。7つのポイントをおさえることで、あなたは上司から信頼されるビジネスパーソンになれるでしょう。
- 上司に呼ばれたときに気をつける7つのポイントを学ぶ
上司に呼ばれたときにする7つのこと
- はっきりと返事をする
- ペンとメモを持っていく
- 上司の話は最後まで聞く
- 指示・命令の内容を確認する
- わからないことはその場で質問する
- 指示のポイントは復唱して確認する
- 他の仕事との優先順位を確認する
上司に呼ばれたら指示をメモできるようノート（手帳）とペンを用意しましょう。裏紙ではなく、手帳など記録を残せるメモを持っていくことが大切です。
上司に呼ばれて、モタモタしているようではいい仕事はまわってきません。いつもアンテナを高くして、チャンスがきたときには受け取る準備をしておきましょう。
はっきりと返事をする
上司に呼ばれて、「聞こえない小さな声で返事をする」あるいは「返事をせずに黙って上司のもとに向かう」みたいな対応では社会人としては失格です。
コミュニケーションの基本は情報を伝達しあうことです。
あなたに声がかかったら、まずしっかりと反応をすることが大切です。
あからさまにゴマをするような返事は逆効果になることもあるので注意が必要だが、聞こえない返事をしているようではチャンスはまわってこないと考えておきましょう。声をかけられたことに返事をすることが最初のポイントだ。
もちろん、上司が部下を呼ぶばかりではありません。あなたが上司に声をかけたときも、上司はあなたにきちんと反応をすることがコミュニケーションの基本なのです。
「上司とコミュニケーションがうまくいかない」「年齢の離れた部下とコミュニケーションがとりにくい」という人がいますが、実際は、無意識にコミュニケーションを拒否しているだけなのです。
コミュニケーションの基本は、言語コミュニケーションや非言語コミュニケーションを使って情報を伝達しあうことと覚えておきましょう。
ペンとメモを持っていく
上司に呼ばれたら、ペンとメモを持っていきましょう。
用件がわかっている場合でも、指示や命令をメモできるようにしておくのはマナーです。たまに、コピー用紙の裏紙を持っている人がいますが、上司に呼ばれたときは手帳など記録を残せるものにしておきましょう。
あなたが自他ともに認める記憶力の長けた天才なら話は別だが、指示内容を完璧に覚えるためにメモを取ります。裏紙のように、どこかに置いてなくなってしまうメモを持っていくことは社会人として失格だと考えておきましょう。
上司の話は最後まで聞く
上司に呼ばれた内容が、仕事の指示や命令の場合は、話を途中でさえぎらず指示内容を最後まで聞くようにしてください。
話のさわりだけ聞いて、わかった風で仕事を進めようとする人がいますが、指示内容をきちんと聞けないようではいい仕事はできません。
まずは、上司の話に耳を傾け、指示内容を聞き逃さないようにしましょう。
指示・命令の内容を確認する
仕事の指示や命令を聞くときは、上司の話をさえぎらずメモを取りながらしっかりと聞くことが大切です。
仕事の指示を出す「目的」「仕事で達成すべき目標」「期限」など具体的な内容は、あとで読み返せるようにきちんとメモをしておきましょう。
質問したいことがある場合は、話をさえぎって質問をするのではなく、疑問に思ったことをメモしておいて、話をすべて聞いてから質問をするようにします。
上司の指示の途中で話をさえぎってしまうと、仕事の指示も中途半端になることもあるので注意が必要です。質問しようとしている内容は、話の後半に出てくることもあるので、焦らず落ち着いて話を聞きましょう。
わからないことはその場で質問する
上司の指示や命令でよくわからない部分があった場合は、指示内容が理解できるまで質問をすることが大切です。
「なんとなくわかったのでやってみます」は、プロの仕事とは言えません。社会人になれば、その道のプロとして仕事をすることになります。仕事で成果を上げる人は、指示内容をきっちり理解していることが大切なのです。
仕事の依頼内容を理解せずに自分勝手に仕事を進めるのではなく、時間がかかっても指示内容を理解してから仕事にとりかかることが重要だと覚えておきましょう。
指示のポイントは復唱して確認する
上司から指示されて重要だと思った箇所は、復唱して確認します。
とくに、目標値や期限、仕事の進め方など具体的な指示がある場合は、復唱して確認しておくことが大切です。もし、具体的な期限などの話がない場合は、あなたから上司に目標値や期限を確認しておきましょう。
たとえば、新規リストを渡された場合であれば、「期限はいつなのか」「リストからの新規顧客獲得目標が何件か」など、上司と仕事内容をすり合わせしておくことが大切です。
他の仕事との優先順位を確認する
他に仕事を抱えている場合は、仕事の優先順位を確認しましょう。
あなたなりの意見があるなら、仕事の優先順位を確認するときに、自分で考えた優先順位と完了までのタイムスケジュールを説明した上で上司の判断を確認しましょう。
あなたの提案した優先順位やタイムスケジュールが意見として通ることもあるので、自分の考えを伝えるチャンスだと思って積極的に提案してみることが大切です。
【まとめ】上司の指示を受けるときの7つのポイント
上司に呼ばれるときは、仕事の指示や命令があるときです。
ビジネスパーソンにとって、上司に呼ばれるときはチャンスです。上司に呼ばれたら、上司の期待を超えられるように7つのことを意識してコミュニケーションを図ってみましょう。
指示や命令は、上司からのコミュニケーションなので、あなたは上司に反応を返すことを意識することが大事になります。返事をする、相づちをうつ、復唱するなどのアクションを起こすことで、上司はあなたとコミュニケーションを図れていると感じるはずです。
仕事は信頼関係で成り立っています。あなたが上司の信頼を勝ち取ることは、あなたが仕事で成功する一番の近道になります。
ただし、相手にあわせるだけ、へりくだってゴマをするだけの部下になってはいけません。あなたは、仕事内容で上司の信頼を勝ち取らないといけないのです。ゴマすりではなく、仕事で信頼を勝ち取れることを目指しましょう。
上司に呼ばれたら7つのポイントを押さえて対応する
- はっきりと返事をする
- ペンとメモを持っていく
- 上司の話は最後まで聞く
- 指示・命令の内容を確認する
- わからないことはその場で質問する
- 指示のポイントは復唱して確認する
- 他の仕事との優先順位を確認する
上司に呼ばれたら、メモをもっていき、話をしっかり聞きましょう。
わからないことがあれば、わかるまで質問することが大切です。指示内容を理解したら、最後に他の仕事との優先順位を確認しましょう。
あなたが抱えている仕事の全体像と、抱えている仕事をどれぐらいで完了していけるかを把上司に伝えてみましょう。
仕事の全体像やスケジュールから論理的に仕事の段取りを提案できるようになれば、あなたは会社で重要なポジションを任されるようになるでしょう。
コミュニケーション検定初級講座の記事>> 3時間で学ぶビジネスマンのためのコミュニケーションスキル
コミュニケーション検定中級講座の記事>>「コミュニケーションの資格」で変わるあなたの未来