営業マンにとって時間管理は、営業成績という成果に直結します。
しかし、仕事のすべてが成果に直結するわけではありません。営業マンの場合、営業成績が定量目標となるため、成果を上げるために必要な時間をどれだけ確保できるかが重要になります。
たとえば、資料作りを期限ギリギリまで放置し、貴重な朝の時間を慌てて会議資料の作成に費やしてしまうようでは、望むような成果を得ることは難しいでしょう。
成果を上げるカギは、仕事の時間配分にあります。「いつ、何をすれば成果を最大化できるか」を常に考える習慣を身につけることが大切です。
今回は、成果が出やすいとされる「午前中を活用した7つの時間管理のコツ」をご紹介します。営業マンだけでなく、成果を上げたいとビジネスパーソンは参考にしてみてください。
営業マンが時間管理をする7つのコツ
- 週末には翌週のスケジュールを立てる
- 週に1日の空きを作っておく
- 前日に翌朝の仕事の段取りをしておく
- メールをチェックする時間を決めておく
- 重要な仕事を午前中に集中させる
- 午後のダレる時間にルーチンワークをする
- ダラダラ残業しない
営業マンが自身の行動を時間管理することで、営業成績を向上させやすくなります。
また、自分の行動を管理することはマネジメントの基本を学ぶことにもつながります。行動管理を昇進のための学びと考え、7つのコツを押さえましょう。
週末には翌週のスケジュールを立てる
当日になって「何をしようか」と考えているようでは、営業マンとして良い仕事をすることはできません。
優秀な営業マンは、1ヶ月先まで予定を埋めているものです。慣れるまでは週単位でもいいので、まずは金曜日のうちに翌週1週間の予定を立てる習慣をつけることを意識してみてください。
仕事は受け身で行っている限り成長しません。
自分自身のスケジュールを管理する力を身につけることが大切です。最初は、前日に翌日の予定を立てる習慣から始めてみましょう。慣れてきたら1週間先、さらには1ヶ月先まで管理できるようになるはずです。
1週間のスケジュールを立てるコツ
- 絶対外せない予定を先に入れる
- 急ぎではない重要度の高い仕事をスケジュールのスキマに入れる
- 仮でもいいので1週間の予定を埋めてみる
週に1日の空きを作っておく
週に1日だけは予定を空けることを心がけましょう。
空けた時間は、突発的なトラブルへの対処や新しい仕事、たまったルーチンワークを片付けるために活用します。
スケジュールは100%埋めるのではなく、80%程度で調整することが重要です。残りの20%の余裕が、予測不能な事態やチャンスへの柔軟な対応を可能にします。
時間に追われるのではなく、自らのコントロール下で時間を管理する感覚を大切にしましょう。
予定を詰め込みすぎると、突発的な問題に対応できず、大きなチャンスを逃してしまう可能性もあります。
チャンスは、受け取る準備ができている人だけがつかめるものです。余裕を持ったスケジュール管理を意識することが成功への第一歩です。
週に1日の空きを作るコツ
- 毎週決まった曜日を予備日に設定する
- 休み前の金曜日を予備日候補とする
- 予備日はサボる日ではなく仕事の種類が変わる日ととらえる
前日に翌朝の仕事の段取りをしておく
朝出社してからその日の準備を始めていては、仕事のスタートが遅れてしまいます。
スタートが遅れれば、当然終わりも遅くなります。仕事はできるだけ前倒しで進めることが重要です。効率的なスタートを切るためにも、前日のうちに翌朝の準備を済ませておきましょう。
1日のスケジュールを立てる際には、業務終了の30分前には翌日の準備を始める習慣をつけることをおすすめします。
ただし、今日できることを明日に先送りするという意味ではありません。あくまで、翌日の朝からスムーズに行動を始められるよう準備を整える意識を持つことが重要です。
前日に翌日の段取りをするコツ
- 翌日の準備に必要な時間を逆算して進める
- 朝一番から外出する予定があっても困らないように段取りをする
- 業務を引き継ぐ場合は説明不要で理解できる状態に整えておく
メールをチェックする時間を決めておく
メールは現代人が忙しいと感じる要因のひとつです。
メールは、相手の状況に関係なく送信できるため、朝パソコンを開いたら大量のメールが届いている、という状況が日常になっている人も多いのではないでしょうか。
もちろん、メールを無視するわけにはいきません。
しかし、メールの対応に半日を費やしてしまうようでは、本来やるべき仕事が進みません。さらに、メールが届くたびに対応していては、いつまでも仕事を完了できません。
解決策は、メール対応の時間をあらかじめ決めてしまうことです。たとえば「1時間ごとに5分だけ対応する」というようにルールを作ることで、無駄な時間を減らし効率的に対応できます。
メール処理は、自分なりのルールを設けることが重要です。
もし受信頻度が少ない場合は、朝と夜に1回ずつ確認するなどの方法もあります。ルールを決めることで、見落としを防ぎつつ、効率よくメールを整理することができるでしょう。
メール処理を効率化するコツ
- メール対応の時間を決める
- 一度開いたメールは先送りせずその場で対応する
- フォルダ機能を活用して見落としを防ぐ
重要な仕事を午前中に集中させる
急ぎの仕事ばかりを優先して、重要な仕事を後回しにしていませんか？
仕事には優先順位があり、どれだけ急ぎの仕事を片付けても、重要な仕事が失敗してしまえば成果を出せません。
急ぎの仕事の中には、本来急ぐ必要がなかったものが先延ばしをしたことによって「急ぎの仕事」になっていることがあります。
まず、自分の仕事に先延ばしや溜め込みがないか確認しましょう。
重要な仕事は多くの労力を必要とします。だからこそ、重要な仕事は集中力が高まりやすい午前中に集中させることが大切です。
午前中に重要な仕事を入れるコツ
- 午前中に重要なアポイントを設定する
- 資料作成などは午後にスケジュールする
- 朝一番の予定にもっとも重要なタスクを組み込む
午後のダレる時間にルーチンワークをする
どれほど優秀な人でも、8時間ずっと集中力を保つことはできません。
趣味なら夢中になれることもあるかもしれませんが、仕事となると、四六時中集中力を維持するのは難しいものです。
午前中に重要な仕事を優先する理由の一つは、午後の「ダレる時間」までに重要なタスクを終わらせておくためです。
1日の中で重要な仕事を片付けた後、集中力が切れてきたら、ルーチンワークを行う時間に充ててみましょう。頭を使わずにできる単純作業を選ぶことで、休息をとりながらもタスクを着実に進められます。
調子が戻ったら、ルーチンワークを区切りの良いところで切り上げ、再び価値を生み出す仕事にシフトしましょう。自分のコンディションや気分を見極め、やる気を上手にコントロールすることが大切です。
成果を上げる人とそうでない人の違いは、やる気が出ないときの過ごし方に表れます。
やる気がないからといってサボるのではなく、やる気がないときに行える仕事を用意することが成功への鍵です。
やる気がないときに取り組む仕事
- 頭を使わなくても良いルーチンワーク
- 学んだことの整理
- 時間はかかるが重要度の低い仕事を片付ける
ダラダラ残業しない
成果を上げる人になるためには、ダラダラと残業する習慣を改める必要があります。
マネジメントは「時間を売る社員」では成り立ちません。社員が「時間」ではなく「成果」を提供する集団をつくるためには、まず「時間に頼る体制」をやめることが大切です。
近年、残業に対する社会の目は厳しくなっています。
労務管理者も社員の残業時間に注意を払わなければなりません。本当に業務が忙しく、必要があって残業する場合を除き、残業代を目的にゆっくり仕事を進める社員が増えれば、組織全体が停滞してしまいます。
リーダーを目指す人は、まず自身の残業習慣を見直すことが大事です。
営業マン時代に残業代目的で働いていた人が、いざ上司となり「残業はしないで」と指示しても、信頼を失うだけです。自身の行動を見直し、しっかりと時間を管理することが重要です。
残業は仕事の遅れを隠し、改善を怠る悪習慣でもあります。
残業できない環境になれば、仕事運びを見直し、効率的に進める必要に迫られます。その結果、業務を前倒しで進める習慣が身につき、重要なタスクを午前中に終わらせる計画的な働き方が自然とできるようになります。
残業時間をなくし、残業時間を自己成長のために活用できれば、10年後には大きな差をつけることができます。時間を効率的に使い、前向きに成長を続けましょう。
ダラダラ残業対策をする
- タスクを完了したらダラダラせずに帰る
- 時間外のメンバーとのコミュニケーションは社外で行う
- 定時後の予定を入れる
【まとめ】営業マンが時間管理をする7つの対策
- 仮でもいいので週末に翌週1週間の予定を入れる
- 金曜日を予備日に設定する
- 翌日の準備に必要な時間を逆算して進める
- 一度開いたメールは先送りせずその場で対応する
- 午前中に重要なアポイントを設定する
- 集中力が切れたら頭を使わなくても良いルーチンワーク
- 定時後に予定を入れる
営業マンにとって時間管理は、営業成績を向上させるだけでなく、マネジメントの基本を学ぶ機会でもあります。行動をしっかり自己管理することで、効率的に成果を上げられるようになります。
分単位で細かく時間を管理する必要はありません。重要なのは、成果に直結する行動を優先的にスケジュールに組み込むことが大切です。必要な仕事を隙間時間に効率よく配置しましょう。
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