仕事への取り組み方について5つのステップで紹介します。
仕事への取り組み方で求められるのは、期限と質を守ることです。期限を守るためには、ミスをしない、スピードを上げる、無駄をなくす、標準化する、主体的にするという5つのステップを意識することが大切です。
今回は、仕事の基本をおさえることでライバルより一段高い仕事ができるようになる方法をお伝えします。
- 仕事に求められる2つのポイントを知る
- 仕事をうまく進めるための5つのステップを学ぶ
【仕事への取り組み方】仕事の期限を守ることと質を実現すること
- 仕事の期限を守ること
- 求められる仕事の質を実現すること
仕事への取り組み方を考える前に、会社があなたに求めていることを理解することが大切です。
会社があなたに期待していることは、期限を守ることと自社の仕事の質をクリアすることです。
仕事の期限を守ること
仕事の基本は、期限を守ることです。
ベテランの社員ほど、期限（デッドライン）を軽視しがちです。社会人にとって期限は信頼です。厳しい業界なら、1分遅れても仕事としての価値はゼロになることもあります。
たとえば、広告代理店が期限を1分遅れて、依頼を受けていた雑誌への広告掲載が間に合わなかったとしましょう。
依頼主さんは、広告の出稿にあわせて商品在庫を積んで、電話対応の臨時スタッフを雇っているかもしれません。依頼主さんは、「一生懸命がんばっていたし仕方ないよ」と許してくれるでしょうか。
社会人になれば、プロとして期限を守ることは当たり前のことなのです。
期限を守れない人で仕事ができる人はいないと考えておきましょう。時間管理を徹底して、期限を守るのが当たり前になるよう仕事の段取りをすることが大切です。
求められる仕事の質を実現すること
会社の基準よりもあなたの仕事の質が低ければ、誰もあなたに仕事を頼まなくなります。会社が求める仕事の質を理解し、足らない部分があれば質を上げていく努力をしましょう。
たとえば、会議用のプレゼン資料を任されたときは、最初に資料作りの目的をしっかり確認して理解することが大切です。
あなたの価値観で資料を作って期限ぎりぎりに提出するのは避けましょう。実際、自分では完璧な資料を提出したつもりでも、求めている質に仕上がっていなければ仕事ができているとは言えません。
新人の間にできるだけ仕事の質について学び、仕事の質を上げる努力をしておくことを意識しましょう。
【仕事への取り組み方】仕事をうまく進めるための5ステップ
- 手順通りに進めるミスのない仕事
- 手順を守りながらスピードを上げる
- 無駄をなくす
- 標準化する
- 主体的に仕事をする
仕事への取り組み方は5つのステップを意識することです。
期限を守るために焦ってミスをするのは仕事のプロとしては失格です。ミスをしなくて当たり前の仕事ができるように、手順通りに仕事を進めることが大切です。
仕事への取り組み方は、はじめから正確にミスをしないように仕事を運ぶためには、マニュアル、作業標準などの仕事の進め方の基本を知り、手順通りに仕事をすることです。
マニュアルや作業標準は、歴代の先輩たちの長年の経験が蓄積されています。ミスのない仕事を目指すなら、まずは、作業前にマニュアルや作業標準をしっかりと確認することが大切です。
マニュアル通りに正確に仕事を進めることができるようになったら、少しずつスピードを上げていきましょう。
仕事の中には、慣れることでスピードアップできるものがあります。慣れによってスピードアップできる仕事はスピードアップし、慣れによってスピードアップできない仕事は、工夫や改善でスピードアップを狙いましょう。
仕事の質を落とさずスピードを上げていく意識をもつことが大切です。
仕事の慣れや工夫・改善で仕事のスピードが上がってきたら、手順の中で無駄なことがないか確認してみましょう。
たとえば、同じ日に別々に注文書が発行している注文をまとめる、あるいは、書類の簡略化、倉庫の在庫をためすぎない・在庫を減らすなどの対策をすることで、無駄をなくすことができます。
ステップ1～3の手順通りに進め、目に見える効果があったならステップ1～3の流れを標準化してみましょう。標準化するときには、感覚ではなくマニュアル化することが大切です。
ひとりで勝手にマニュアル化を進めるのではなく、先輩や上司に相談しましょう。標準化は、従来の手順を見直すことでもあるので、ひとりの判断で進めないように注意が必要です。
主体的に仕事をするとは、あなたの所属する部署、会社、取引先などが潜在的に困っていることや、変えることで仕事の質が向上することに目を向けるようにすることです。
仕事を標準化する成功事例をもったあなたは、仕事をもっと楽しくするための一段高い仕事にチャレンジできるようになっています。
たとえば、営業職なら御用聞きで注文を取るだけでなく、お客様が困っていることを解決する商品やサービスを提案することにチャレンジするなど、主体的な行動が成果を上げる行動をするようになります。
あるいは、業界の常識にしばられている仕事の見直しは若手にしかできない仕事です。
ベテランになればなるほど業界の常識になじんでしまうので、業界特有の常識を変える発想がなくなってきます。あなたが異業種から転職して働いているなら、業界の常識を変えるヒントを見つけられるでしょう。
提案が通らなかったとしても、メモを残しておきましょう。あなたが部署や支店を任されたときに部下のために業界特有の常識を変えるメモになるでしょう。
「業界の常識は世間の非常識」だと考え、主体的に仕事をすることが大切です。
【仕事の取り組み方】求められる期限と質に対策する5つのステップ
仕事への取り組み方は、5つのステップで進めることが重要です。5つのステップを理解することで質の高い仕事をすることができるようになります。
仕事で求められているのは、期限を守ることと求めている質にすることの2つです。
うまく仕事を進められないときは、仕事で求められているのは、「期限を守ること」「会社の求めている質にすること」であると思い出しましょう。
仕事に求められる2つのこと
- 期限を守ること
- 求められる質を実現すること
求められていることがわかるとあなたの仕事運びが変わります。
たとえば、期限を守ることが求めらていることとわかっていれば、期限をすぎてから資料を提出することはなくなるでしょう。
仕事の質を意識しているのであれば、資料の誤字・脱字はチェックしてから提出するようになるはずです。
仕事の取り組み方5ステップ
- 手順通りに進めるミスのない仕事
- 手順を守りながらスピードを上げる
- 無駄をなくす
- 標準化する
- 主体的に仕事をする
仕事の取り組み方は、5つのステップを繰り返すことが重要になります。
とくに、1～3の手順を守るようにしてください。
新しい仕事、ミスをしやすい仕事は、少しペースが落ちても手順通り進めてミスをしないことが大切です。
手順通り進められて、はじめてスピードを上げる努力をする手順を踏みましょう。さらに改善するなら無駄をなくしていくような工夫も必要になってくるでしょう。
手順通り進めていないのに、無駄をなくすと言って勝手な判断で手順を飛ばすとミスが起こるので注意が必要です。
1～3の手順を守って効果があれば、マニュアルを作るなど標準化しましょう。仕事の取り組み方を意識できるようになれば、仕事を楽しむことができるようになります。
仕事を楽しめるようになれば一段高い視点で仕事ができるようになるので、まずは基本の手順を守ることを習慣にしましょう。